Inversión, SAP y patrimonio
Proyectos y presupuesto conectados con el inventario
Inventario, conciliación, consultoría e implantación para relacionar presupuestos de proyecto, solicitudes de compra y pedidos con los bienes y activos de la organización.
Contexto y necesidad
Seguir la inversión y los bienes que origina
En una organización que trabaja con SAP, gestionar una inversión requiere relacionar varias decisiones: a qué proyecto pertenece, qué presupuesto tiene, qué se solicita comprar y cómo se representa después en el inventario y en los activos fijos. El proyecto de GENIZA reunió servicios de inventario, conciliación, consultoría e implantación para conectar esas partes.
La solución combina la gestión de proyectos y sus elementos PEP —las partidas en las que se desglosa el proyecto— con solicitudes de pedido, pedidos, bienes y activos. Así, la información de una compra conserva su contexto presupuestario y patrimonial, y el inventario puede consultarse junto a las referencias que explican su origen.
Servicios prestados
Servicios sobre los activos. Aplicación para mantener sus relaciones.
GENIZA realizó el inventario y la conciliación como parte del proyecto. Estos servicios aportan la referencia de los bienes y el contraste con la información utilizada para gestionarlos. La consultoría y la implantación incorporaron a la aplicación la relación entre la inversión prevista, las compras y el patrimonio.
El alcance incluye tanto la información de los bienes existentes como los circuitos para incorporar nuevas referencias. La aplicación permite mantener esos vínculos cuando se tramitan necesidades, solicitudes y pedidos, conservando la diferencia entre la ficha del bien y el registro del activo fijo.
Inventario
Trabajo sobre los bienes para disponer de una referencia del patrimonio que pueda relacionarse con proyectos, compras y ubicaciones.
Conciliación
Contraste de la información inventariada con sus referencias contables dentro del alcance del proyecto.
Consultoría
Encaje de la gestión de proyectos, presupuesto, compras e inventario en una solución compartida por las áreas implicadas.
Implantación
Puesta en marcha de GENIZA con relaciones, automatizaciones y referencias de SAP para gestionar proyectos, PEP, solicitudes, pedidos, bienes y activos.
La aplicación implantada
Del proyecto a las compras, con presupuesto y patrimonio relacionados
El proyecto organiza la inversión y su presupuesto. Los elementos PEP permiten desglosarlo en partidas y relacionarlas con las necesidades y compras que les corresponden. GENIZA conserva esas relaciones y las referencias de intercambio con SAP, de modo que una solicitud puede situarse dentro de un proyecto concreto y de su presupuesto.
Las SOLPED, o solicitudes de pedido, recogen lo que se necesita comprar y sus imputaciones. Pueden vincularse al proyecto y al PEP, junto con responsables de revisión de control de gestión y de inventario. GENIZA prepara las solicitudes para su intercambio con SAP y conserva el estado de envío y su referencia para continuar el seguimiento administrativo.
Cuando existe un pedido, sus líneas pueden relacionarse con la solicitud de origen, el proyecto, el PEP y el bien. Esto permite consultar la compra desde su documento y también desde el inventario, sin perder la relación con la inversión a la que pertenece.
El bien y el activo fijo tienen funciones distintas. El bien es la ficha del elemento que se va a gestionar en el inventario; el activo fijo aporta su referencia económica y contable. La configuración permite crear el bien desde una línea de necesidad, por lo que su ficha puede existir antes de disponer del pedido. El registro por sí solo no equivale a confirmar la recepción física del equipo.
El activo fijo puede crearse desde la SOLPED. En el circuito por PEP, la solicitud puede utilizar activos ya asociados a las partidas y generar sus imputaciones. Las imputaciones de pedido mantienen la relación con el activo y existe una automatización que actualiza esa asociación al crearse una imputación. Así se conectan la preparación del inventario, la compra y su referencia contable sin confundir sus momentos de alta.
El control presupuestario permite consultar el presupuesto del proyecto y de sus partidas junto con los importes asociados a solicitudes y pedidos y el disponible calculado. Se distinguen ambos conceptos de consumo para seguir cómo avanza la compra. El importe de un pedido representa una referencia de compra; no equivale por sí solo a gasto facturado, pagado o contabilizado.
Servicios y aplicación, conectados
La base de inventario y conciliación del proyecto continúa como contexto de la gestión en GENIZA. El proceso específico se apoya en esa información y la relaciona con el trabajo posterior.
Así se relaciona el proceso
Dos rutas que se conectan en GENIZA
La planificación de la compra y la preparación del patrimonio se relacionan, pero no tienen por qué avanzar en una única secuencia.
Proyecto, PEP y compra
El proyecto y sus partidas sitúan el presupuesto. La SOLPED vincula la necesidad de compra con sus responsables e imputación; el pedido conserva la relación con la solicitud, el proyecto y el PEP.
Bien, activo e imputación
La ficha del bien puede crearse desde la necesidad. La SOLPED puede crear el activo fijo o utilizar activos asociados a los PEP; las líneas e imputaciones de pedido conservan la relación entre patrimonio y compra.
Recorridos relacionados: no representan una secuencia automática entre módulos.
El presupuesto acompaña el recorrido
Consultar las partidas, los importes asociados a solicitudes y pedidos y el disponible calculado permite revisar el estado de la inversión con sus documentos de origen. Los importes de compra se mantienen diferenciados del gasto contable.
- Presupuesto del proyecto y PEP
- Importes de solicitudes
- Importes de pedidos
- Disponible calculado
Utilidad para la organización
Entender qué se compra, para qué proyecto y cómo queda en el inventario
Para quien gestiona el proyecto, la utilidad está en consultar el presupuesto junto a las solicitudes y pedidos relacionados. Para compras y control de gestión, en seguir la necesidad, su imputación y las referencias del proceso. Para inventario, en conectar el bien con el proyecto, la compra y el activo fijo correspondiente.
La aportación de GENIZA une el trabajo de inventario y conciliación con la aplicación que conserva esas relaciones. Esto permite plantear preguntas concretas sobre una misma inversión: qué se ha solicitado, qué pedido está asociado, qué disponible muestra la partida y qué bienes y activos están relacionados. El valor es poder recorrer esas referencias manteniendo el contexto del proyecto entre las distintas áreas.
Tu próximo proyecto
Recorre una inversión desde el proyecto hasta sus activos
En una demo podemos explorar un proyecto y sus PEP, revisar una SOLPED y su pedido, y ver cómo se relacionan el presupuesto, el bien y el activo fijo. También concretaremos qué servicios de inventario, conciliación y consultoría necesita tu organización para implantar ese recorrido.